Facturi și termeni și condiții

Facturi EasyWebshop se concentrează pe software-ul pentru magazine web, dar oferă și o aplicație extinsă de facturare pentru clienții săi Business.

Înainte de a oferi această funcție, am observat că clienții noștri trebuiau să creeze facturi manual într-o aplicație de birou sau să utilizeze un software de facturare extern. Acest lucru era consumator de timp, greoi și uneori costisitor.

Prin urmare, am creat propria noastră aplicație de facturare de uz general. Aceasta generează facturi și le trimite prin e-mail în mod automat pe baza datelor comenzilor primite. Odată ce toți parametrii sunt configurați așa cum se dorește, poate și economisi mult timp.

Facturare

Caracteristicile facturării

Datele facturii se completează automat și fiecare câmp poate fi editat
Personalizarea șablonului de factură, cum ar fi adăugarea de fotografii ale produselor și texte personalizate
Posibilitatea de a personaliza calculul facturii
Descărcări în format PDF
Integrare standard UBL (Universal Business Language) pentru exportul către aplicații de contabilitate
Posibilitatea de a crea facturi proforme, note de credit, bonuri de însoțire și chitanțe
Numerotarea automată a facturilor cu funcție de resetare
Opțiunea de a trimite facturile prin e-mail către un contabil și aplicații de contabilitate
Descărcarea și trimiterea automată a facturilor prin e-mail
Suport multilingv (20 de limbi) și UTF-8
Dimensiuni de hârtie A4 și US Letter
Interfață ușoară și ușor de utilizat

Setările pentru facturi pot fi găsite la Setări > Mai multe opțiuni > Facturi și taxe.

Dacă Facturi & Taxe nu este afișat în meniu, modificați nivelul de experiență a utilizatorului la Avanțat, la Setare > Mai multe opțiuni > Nivel de experiență a utilizatorului.

Setări factură

Exemplu de factură

Acest buton generează o factură de exemplu într-o fereastră nouă a browserului. Puteți modifica setările de mai jos și puteți face din nou clic pe acest buton pentru a vedea rezultatul. Puteți, de asemenea, să faceți o comandă de test în propriul magazin și să descărcați o factură reală la Management > Comenzi. Este recomandat să faceți câteva comenzi de test; astfel puteți să vă reglați cu precizie facturile.

Dimensiunea hârtiei

Este posibil să generați facturi în format A4 și în format U.S. Letter.

Limba

Aceasta stabilește limba în care se va redacta factura. În mod implicit, aceasta este limba implicită a magazinului online, dar poate fi setată și la limba clientului sau la o altă limbă.

Prefixul numărului facturii

Acesta este un prefix fix care va fi afișat înainte de numărul facturii. Se recomandă să folosiți numai litere și nu caractere numerice. Folosirea numerelor poate provoca confuzii cu numerele de factură.

Numărul facturii

Faceți clic pe numărul facturii pentru a obține o prezentare generală a numerelor de factură și a comenzilor legate de acestea. În partea de jos a acestei pagini veți găsi un buton Reset pentru a deconecta facturile de comenzi și a începe cu numere noi de factură. Reinițializarea numerelor de factură nu poate fi anulată după ce s-a făcut clic pe butonul de confirmare. Va trebui să creați facturi noi.

Data scadentă

Această opțiune vă permite să stabiliți numărul de zile înainte de data la care factura trebuie plătită.

Color

Facturile, facturile proforme, notele de credit, bonurile de ambalare și chitanțele pot avea un șablon de culoare separat pentru a le deosebi unele de altele.

Font type

Sunt disponibile 3 fonturi implicite: Sans serif, monospace (fiecare caracter ocupă aceeași cantitate de spațiu) și serif. Aplicația se limitează la aceste fonturi deoarece ele sunt instalate pe orice tip de calculator și, prin urmare, nu trebuie adăugate la datele PDF. Acest lucru asigură faptul că dimensiunea fișierului facturilor rămâne mică. De asemenea, aceste fonturi sunt ușor de citit, astfel încât facturile rămân clare și fără caractere confuze.

Logo

Acesta este un logo (fișier imagine) care va apărea în partea superioară stângă a facturilor dumneavoastră.

Formatul fișierelor: jpg, .jpeg, .gif, .png
Dimensiunea maximă a fișierului: 5MB

Folosiți funcțiile Resize și Crop pentru a experimenta cu diferite logo-uri și dimensiuni până când obțineți rezultatul dorit. De asemenea, puteți utiliza un software de editare a imaginilor pentru a vă perfecționa și mai mult logo-ul. Vă recomandăm GIMP și Paint.NET. Uneori, trebuie adăugat spațiu alb în lateral sau în partea de sus și de jos, dacă logo-ul este prea lung pentru a încăpea pe factură.

Detalii ale facturii

Datele companiei dvs. vor fi afișate în partea de sus a facturii. Faceți clic pe link-ul Update link pentru a vă modifica datele companiei.

Header

Antetul este un text opțional care poate fi adăugat la factură. Acest text este afișat sub detaliile adresei și deasupra produselor.

Footer

Footer-ul este un text opțional care poate fi adăugat la factură. Acest text este afișat sub produse și deasupra calculului facturii.

Footer 2

Al doilea subsol este un text opțional care poate fi adăugat la factură. Acest text este afișat sub calculul facturii și suma totală.

Afișează imagini de previzualizare

Pentru fiecare produs poate fi afișată o miniatură (imagine mică) sub codul produsului. Acest lucru funcționează numai dacă produsul poate fi găsit în gestionarea produselor. Nu funcționează pentru produsele șterse.

Adaugați o pagină de termeni și condiții

Puteți adăuga o pagină cu termeni și condiții. Textul poate fi setat în mai multe limbi la Setări > Mai multe opțiuni > Termeni și condiții. În secțiunea de mai jos, setarea termenilor și condițiilor este explicată mai în detaliu.

Email invoice

Aici puteți seta destinațiile la care să trimiteți factura. În mod implicit, factura va fi trimisă clientului dvs. și o copie va fi trimisă dvs. Facturile nu sunt salvate în back office, le puteți salva în căsuța poștală. Este posibil să adăugați adrese de e-mail suplimentare. Aceasta poate fi o persoană care gestionează administrația, un contabil sau o aplicație de contabilitate.

Puteți adăuga factura în format PDF ca atașament la e-mail.
Pentru contabili și aplicații de contabilitate puteți utiliza UBL-standard pentru procesarea automată a facturilor.

După ce ați vizualizat o factură, o puteți trimite făcând clic pe pictograma Email invoice din partea de jos a exemplului de factură.

Acțiuni automatizate

Pentru a economisi timp, factura poate fi descărcată (în format PDF sau UBL), i se poate atribui un număr de factură și poate fi trimisă prin e-mail automat la deschiderea facturii. În această secțiune, puteți alege acțiunile pe care doriți să fie efectuate automat.

TVA

Aici puteți stabili dacă prețurile din magazinul dvs. sunt oferite cu sau fără TVA. Setați acest lucru o singură dată. Schimbarea acestei setări este foarte derutantă pentru clienții dumneavoastră. În plus, facturile de la comenzile anterioare vor fi calculate greșit, deoarece aceste comenzi au fost făcute cu o altă metodă de calcul al taxei.

Taxa TVA

Aici puteți seta până la trei rate de impozitare. De exemplu, pentru Belgia: 21%, 12% și 6%, pentru Olanda 21%.

Nu percepeți TVA în afara Europei (EEA)

Bifați această opțiune dacă nu doriți ca TVA să fie percepută pentru comenzile cu o țară de facturare a clientului din afara Europei.

Nu percepeți TVA pentru companiile străine din UE (EEA)

Acest lucru vă permite să vă asigurați că TVA este 0% pentru comenzile B2B din altă țară europeană. De exemplu, dacă o companie suedeză vinde un produs unei companii daneze, sau invers. Clienții dvs. au nevoie de un număr de TVA valabil pentru ca acest lucru să funcționeze.

Procedură de plată B2B / B2C

B2B + B2C: în timpul, clienții pot alege între Privat sau Business Aceasta este setarea implicită.
B2C: clienții dvs. nu pot introduce un nume de companie sau un număr de TVA. Acest lucru simplifică procedura de plată. Prețurile produselor fără TVA nu sunt afișate în magazinul dumneavoastră.
B2B: clienții dvs. pot introduce un nume de companie și un număr de TVA în timpul procesului de plată.
Numărul de TVA B2B necesar: la fel ca la B2B, dar numărul de TVA este verificat în Sistemul de schimb de informații privind TVA al Uniunii Europene. Vă rugăm să rețineți că VIES al UE are întreruperi regulate; clienții dvs. nu vor putea plasa o comandă în timpul întreruperii VIES.

Deschiderea și vizualizarea facturilor

PDF Facturile sunt generate în formatul implicit PDF Puteți deschide fișierele .pdf cu o aplicație de citire PDF, am enumerat mai jos câteva cititoare PDF open source recomandate:

Schimbarea numerelor de factură

Numerele facturilor sunt atribuite automat fiecărei facturi, urmând numărul cel mai mare de factură existent. Atribuirea noului număr de factură are loc în momentul descărcării sau trimiterii facturii prin e-mail.

Atunci când descărcați o factură, puteți modifica numărul facturii în partea de jos a paginii. Următorul număr de factură va începe de la ultimul număr de factură atribuit. Acest lucru vă permite să alegeți exact ce număr este atribuit fiecărei facturi. Este posibil să săriți numerele de factură ale comenzilor din afara magazinului dvs. sau să creați numere duble de factură (dacă se dorește acest lucru). Deoarece numărul de factură cel mai mare este întotdeauna utilizat pentru următoarea factură, este imposibil să aveți numere de factură duplicate generate automat.

În calitate de utilizator, aveți întotdeauna libertatea de a alege numerele de factură, dar cu posibila consecință de a greși. Vă recomandăm să lăsați sistemul să atribuie automat numerele de factură. În acest fel, nu vor apărea niciodată lacune și numere duble de factură.

La setările facturilor, faceți clic pe numărul facturii pentru a obține o imagine de ansamblu a numerelor de factură și a comenzilor legate de acestea. În partea de jos a acestei pagini veți găsi un Boton de resetare pentru a deconecta facturile de la comenzi și a începe cu noi numere de factură. Reinițializarea numerelor de factură nu poate fi anulată după ce s-a făcut clic pe butonul de confirmare. Va trebui să creați facturi noi.

Termeni și condiții în mai multe limbi

Termeni și condiții Webshop Termenii și condițiile pot fi setați în mai multe limbi la Setare > Mai multe opțiuni > Termeni și condiții.

Dacă Termeni și condiții nu este afișat în meniu, reglați mai întâi nivelul de experiență a utilizatorului la Avanțat, la Settings > More options > User experience level.

Termeni și condiții pot fi găsite:

În partea de jos a site-ului dvs. web, folosind link-ul "Termeni și condiții", cu posibilitatea de a imprima
Clientul trebuie să accepte termenii și condițiile în ultimul pas al comenzii
În a doua pagină inclusă împreună cu facturile dumneavoastră

Păstrați o prezentare simplă a termenilor și condițiilor. Nu există niciun motiv pentru a folosi multe marcaje de text, cu excepția paragrafelor. Deoarece acest text este afișat în pagini HTML și în documente PDF, aspectul poate fi diferit în ambele situații.

Declarație de confidențialitate

Începând cu 25 mai 2018, orice organizație care prelucrează sau controlează informații de identificare personală despre rezidenții UE trebuie să implementeze măsuri organizatorice și tehnice stricte pentru a fi în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

Puteți face ca magazinul dvs. web să fie conform cu GDPR la Setări > Mai multe opțiuni > Declarație de confidențialitate.

Pagina urmatoare: Stabilirea costurilor de expediere

Starter wiki

Întrebări frecvente Contact